Ik zal het maar eerlijk bekennen. Ik ben niet echt van de documenten! Voor je het weet heb je 15 versies van een document, ga je ze ordenen in een mapje en natuurlijk ook nog een submap en dan wil je eigenlijk een ‘Mijn documenten’ op de iPad. Koop dan ook meteen maar een toetsenbordje!
Maar goed, niet geheel onterecht vragen veel professionele iPad-gebruikers zich toch af hoe je een vergunning, een bouwtekening of een ander document op de iPad opent. Die komen nu eenmaal in .doc, .pdf of enig ander formaat. Op zulke momenten mis je toch die usb-poort op je tablet.... of? De hoogste tijd dus om in de wereld van documentmanagement-applicaties te duiken. Een app die er na wat onderzoek uitspringt is Goodreader. Ik had hem al een tijdje op mijn iPad maar maakte er weinig gebruik van. Toch was Goodreader in 2010 al de best verkochte niet Apple-app in de Verenigde Staten en het gerenommeerde Mashable noemde Goodreader een ‘Swiss knife of Awesome’. Goodreader is inderdaad een app met veel mogelijkheden. De belangrijkste bespreek ik hieronder.
Welke bestanden kan je met Goodreader bekijken?
Zoals veel van de docreaders opent Goodreader pdf-bestanden en Worddocumenten, maar ook veel verschillende type foto-extenties zoals .png, .jpeg en .tiff, en bestanden van het type .ppt, .xls, .txt en .html en zelfs video-bestanden. Goodreader kan ook zip-bestanden uitpakken.
Hoe krijg je bestanden in Goodreader?
Tijdens alle Mobiel toezicht-pilots (handhaving met tablets en digitale checklisten) is een van de eerste vragen ‘hoe krijg ik een document op mijn iPad?’. Met Goodreader beschik je over een groot aantal mogelijkheden. Je kan een document vanuit je mailbox openen (downloaden) op je iPad en vervolgens kiezen voor ‘Open met’ en selecteer de keuze 'Goodreader' in het popupvenster.
Goodreader kan ook veel webmail benaderen, bv je Gmail of Hotmail. Goodreader toont de gekoppelde mailbox met mails waarin bijlagen zitten. De bijlagen kan je direct in Goodreader openen en opslaan.
Ook veel bekende en minder bekende applicaties voor het online opslaan van documenten kan je aan Goodreader koppelen. Googledocs, Dropbox, Box.net en eigenlijk gewoon elke database die via Webdav te benaderen is. Ook de database van Handhaving 2.0 (Effacts software) is op deze manier te benaderen. Wil je nog een stap verder dan kan je de koppeling ook zo instellen dat documenten of een volledige map met een druk op de knop synchroniseren.
Het organiseren van bestanden
Met Goodreader kan je alle documenten in mappen ordenen en is eigenlijk de ‘Mijn documenten’-applicatie voor de iPad. Via de knop Manage Files verschijnt er een eenvoudig menu. Klik onder in het menu op de knop Manage Files en bij alle documenten en mappen verschijnt een selectiebutton. Geselecteerde bestanden kan je vervolgens verplaatsen naar een folder. Verder kan je bestanden als ongelezen markeren of mailen. Indien nodig kan je van meerdere bestanden ook een zipfolder maken.
Bestanden bewerken
Het bewerken van bestanden is beperkt tot Pdf-bestanden of in Goodreader aangemaakte tekstbestanden. Op pdf-bestanden kan je opmerkingen plaatsen via een soort post-its en je kan direct op de pdf tekenen. Ook kan je tekst in een pdf onderstrepen of arceren.
Beveiliging
Met goede beveiligingsmogelijkheden richt Goodreader richt zich duidelijk ook op de zakelijke gebruiker. Het beveiligen van je iPad met een inlogcode zorgt ervoor dat je documenten op de iPad versleuteld worden opgeslagen. Ook de documenten in Goodreader. Je kan de logincode zo instellen dat de iPad alle informatie na 10 foute loginpogingen wist. Is dat nog niet genoeg dan kan je een wachtwoord instellen in Goodreader zodat je de applicatie niet direct kan openen zelfs al heb je toegang tot de iPad. Goodreader en Apple zorgen natuurlijk niet voor beveiliging van andere applicaties die je documenten online bewaren. Ga dus altijd na of en hoe een applicatie goed met jouw informatie omgaat.
Voordelen
Goodreader maakt het eenvoudig om documenten vanuit verschillende plekken te organiseren in 1 applicatie. Zo'n beetje elk bestandstype kan Goodreader aan en zelfs zip-bestanden zijn geen probleem. Het ophalen en openen van bestanden is relatief eenvoudig. Koppelingen met andere applicaties zijn soms wat ingewikkelder maar ook voor de gewone gebruiker te doen. Het openen van bestanden is makkelijk en ook het 'bewerken' van pdf-bestanden werkt goed. Goodreader bevat ook een goede uitleg over de verschillende mogelijkheden van de app (Engelstalig).
Nadelen
Voor zover het een nadeel is te noemen kan de veelzijdigheid een probleem zijn. Je kan veel met Goodreader en het kost wel even tijd om je in de mogelijkheden te verdiepen en deze onder de knie te krijgen. Ook werkt het bewerken van tekst-documenten niet zo soepel als je zou willen en moet je documenten handmatig synchroniseren.
Conclusie
Voor de fans van documenten en vooral degene die 'Mijn documenten' missen op de iPad zeker een aanrader. Je kan enorm veel verschillende bestandtypen openen en opslaan en het maken van aantekeningen op pdf's werkt eenvoudig en goed. De echte meerwaarde vind ik de mogelijkheid om zo ongeveer elke documentmanagement-applicatie te kunnen koppelen. Het maakt niet meer uit waar het origineel staat met Goodreader haal je alles eenvoudig bij elkaar. Kortom een veelzijdige app die de € 3,99 zeker waard is.
Voor de fans van documenten en vooral degene die 'Mijn documenten' missen op de iPad zeker een aanrader. Je kan enorm veel verschillende bestandtypen openen en opslaan en het maken van aantekeningen op pdf's werkt eenvoudig en goed. De echte meerwaarde vind ik de mogelijkheid om zo ongeveer elke documentmanagement-applicatie te kunnen koppelen. Het maakt niet meer uit waar het origineel staat met Goodreader haal je alles eenvoudig bij elkaar. Kortom een veelzijdige app die de € 3,99 zeker waard is.
