3 methodes voor het beheren van tablets
Nu tablets zoals de iPad ook de zakelijke markt veroveren krijg ik steeds meer vragen over het beheer van de hardware. Welke mogelijkheden zijn er voor goed en functioneel beheer? Hoe organiseer je dit en hoeveel uren zijn nodig voor het beheer? In deze blog bespreek ik 3 mogelijkheden voor het beheer van iPads.
Beheer van iPads
Onder beheer van iPads versta ik alles dat nodig is om de iPad te laten werken, inclusief de apps en software die nodig zijn voor het werken met iPads. Naast het inkopen, installeren en registreren van de iPads valt onder beheer ook het activeren van het internetabonnement en updates van het besturingssysteem iOS en de apps.
De klassieke-beheerstructuur
In de klassieke beheerstructuur ligt het beheer van hardware bij de afdeling ICT of facilitair. Deze afdeling zorgt voor het inkopen, het installeren en functioneren van de hard- en software inclusief support aan gebruikers.
Uren voor klassieke-beheerstructuur
Ook voor iedere ict-beheerder geldt dat de eerste iPad nieuw is en dus meer tijd kost. Reken op 8 uur per beheerder om thuis te raken in de basisfunctionaliteiten van de hard- en software. Inkopen en installeren van iPads kost 1 uur per apparaat. In de projecten waar ik bij betrokken was kwam het beheer tijdens het gebruik van de iPads uit op 2 uur iPad/maand
Reken in de eerste maand dus op 8 uur voor basisvaardigheden + 2 uur per iPad en voor elke volgende maand 2 uur per iPad. Een project van 6 maanden met 10 iPads komt op 8 uur + (10x2 uur) + (5x10x2 uur ) = 108 uur.
Keuze voor klassieke-beheerstructuur
Kies voor de klassieke beheerstructuur wanneer er sprake is van een goed functionerende ict-support. Wat je nodig hebt is voldoende personen, goede werkafspraken en een duidelijk werkproces. Medewerkers moeten ervaring en kennis hebben van innovatieve ict-projecten. Wanneer kennis en middelen (capaciteit) beschikbaar zijn is de keuze voor de klassieke beheerstructuur verstandig.
Let bij deze keuze wel op het menselijke aspect. Ook de medewerkers van ICT en facilitair confronteer je met een verandering. Andere besturingssytemen en een ander type vraag van de 'klant'. Het is geen 'business as usual'!
De Ikea-beheerstructuur
Tablets bieden veel mogelijkheden tot flexibiliteit aan de gebruiker. De slogan 'There is an app for that' van Apple geeft aan dat er voor alles een applicatie is. Deze apps zijn eenvoudig te downloaden en alles werkt min of meer hetzelfde. Net als bij Ikea is er veel aanbod, het is goedkoop en eenvoudig. 'In elkaar zetten' doe je zelf. Je leest de handleiding en gaat aan de slag. Behoefte aan iets nieuws? Even in de gids (de appstore) bladeren en downloaden. De Ikea beheerstructuur zorgt voor hulp bij aanschaf en installatie van iPads en apps, signaleren van software updates en het leveren van support bij problemen.
Uren voor Ikea-beheerstructuur
De uren die nodig zijn bij de Ikea-beheerstructuur zijn vooral uren voor het wegwijs maken van de gebruiker. Waar is de appstore? Hoe werkt deze? Reken hiervoor 1 uur/iPad. Ook Ikea heeft mensen in dienst voor service. Ondersteuning kost 1 uur/iPad per maand.
Reken in de eerste maand op 1 uur/iPad voor hulp bij inkoop en installatie en daarna maandelijks 1 uur/iPad aan ondersteuning. Een project van 6 maanden met 10 iPads kost dus (10x1 uur) + (5x10x1 uur ) = 60 uur.
Keuze voor Ikea-beheerstructuur
Deze beheerstructuur heeft een aantal voordelen. Je zet de (dure) expertise van ICT slechts in waar het echt noodzakelijk is. Je stimuleert de eigen verantwoordelijkheid van gebruikers wat ook in de toekomst minder beslag op ICT-capaciteit legt. Aan de andere kant maakt de betrokkenheid van ICT het eenvoudiger om later alsnog het beheer bij ICT onder te brengen.
Deze keuze vraagt wel enige extra aandacht. Alle betrokkenen krijgen te maken met andere rollen en dat levert altijd de nodige weerstand op. Houd daar rekening mee. Stimuleer dat gebruikers zelf aan de slag gaan en zorg voor inzicht in eerdere problemen en oplossingen. Bijvoorbeeld via een forum met de gebruikers. Bespreek de oplossingen van problemen regelmatig met alle betrokkenen.
De Schoolplein-beheerstructuur
In het Schoolplein-beheermodel wisselen gebruikers zelf ervaringen over de iPad met elkaar uit. Op het schoolplein is er geen afdeling ICT en ook geen manager. Er heerst een andere sfeer en cultuur. Zorg voor een gevoel van veiligheid en creeër ruimte voor onderzoeken en ontdekken. Loslaten en vertrouwen dus en durven ingrijpen als het nodig is. En als laatste. Fouten maken mag! Sterker nog, het is onlosmakelijk verbonden aan leren en ontdekken. Hoe wil je ooit veranderen wanneer de angst om fouten te maken overheerst?
In het Schoolplein-beheermodel heeft iedereen een eigen account en mag alles op de iPad installeren. Laat gebruikers het zelf regelen. Wie weet de nieuwste functionaliteiten van de laatste software update? Weet iemand een app om tekeningen te lezen? Met welke app kan ik tekst bewerken?
Uren voor Schoolplein-beheerstructuur
0 uren. Net als met de computer thuis of de iPhone doen gebruikers alles zelf, kopen, installeren en beheren.
Keuze voor Schoolplein-beheerstructuur
Kies voor de Schoolplein-beheerstructuur wanneer de kennis rondom het gebruik van iPads ontbreekt en laat de gebruikers vrij om zelf te ontdekken wat de mogelijkheden zijn. Wanneer gebruikers de iPads vooral buiten kantoor inzetten zorgt de Schoolplein-beheerstructuur voor zelfstandige gebruikers die zelf in staat zijn problemen op te lossen. Gaat het gebruik van iPads samen met een verandering van de manier van werken zet de Schoolplein-beheerstructuur dan in als instrument om de verandering te realiseren.
De juiste keuze?
Wat is nu de juiste keuze? Zoals zo vaak zijn er geen echte regels. Let bij het kiezen van een beheerstructuur in ieder geval op een aantal zaken:
1. Is er voldoende budget?
2. Is voldoende expertise, capaciteit en wil aanwezig bij de ondersteunende afdeling?
3. Waar ga je de iPads voor gebruiken?
4. In hoeverre is zelfstandigheid van de gebruiker noodzakelijk?
5. Welke beheerstructuur kan je realiseren?
Breng de antwoorden op deze vragen in kaart en bepaal daarmee je keuze. Een combinatie van de verschillende structuren kan ook prima werken. Voorkom problemen door voor aanschaf van de iPads duidelijkheid over het beheer te hebben. Zo kan je snel aan de slag met de iPads!
