donderdag 3 november 2011

Updates van iOS op de iPad

De iPad updaten naar een nieuwe versie van iOS
Om je iPad succesvol te updaten naar de nieuwste versie iOS zijn er een paar belangrijke aandachtspunten. Wanneer je je aan de volgende 4 tips houdt voorkom je dat de update vastloopt of dat je apps of informatie in de apps verliest.

Installeer de laatste iTunes versie

Zorg er altijd voor dat je de laatste versie van iTunes op je computer hebt. Wanneer je iTunes op een iMac of Macbook hebt geopend ga dan in de menubalk linksboven naar 'iTunes' en kies de optie 'Zoek naar nieuwe versies...'. Gebruikers vanWindows kiezen wanneer vanuit iTunes voor 'Help' en selecteren de keuze 'Zoeken naar updates'. Indien een nieuwe versie aanwezig is installeer deze dan.

Een reservekopie van de iPad maken

Maak altijd eerst een reservekopie (backup) van de iPad voordat je een nieuwe versie van iOS installeert. Mocht er iets verkeerd gaan tijdens de update van iOS dan kan je deze kopie terugzetten en ben je geen gegevens kwijt.




Apps opslaan
Nadat je een backup hebt gemaakt sla je al je apps op in iTunes zodat je deze weer kan terugzetten wanneer de update naar de nieuwste versie van iOS is gelukt. Wanneer je de apps niet hebt opgeslagen kan je ze ook via de Appstore terugzetten maar dat duurt erg lang. Gebruik je iTunes op een Mac ga dan via de menubalk linksboven naar 'Archief' en kies voor 'Zet aankopen van iPad (...) over'. Gebruik je Windows kies dan in de menubalk linksboven onder 'Bestand' voor 'Aankopen overzetten van iPad'. Het kan zijn dat er iPod in plaats van iPad staat maar dat is geen probleem. 




Downloaden en installeren nieuwe versie iOS
Heb je deze stappen doorlopen dan ben je klaar om de nieuwe versie van iOS te installeren. Ik download altijd eerst de nieuwe versie van iOS en installeer deze daarna op de iPad in plaats van de optie 'downloaden en installeren' tegelijk uit te voeren. Die laatste optie kan het installeren onnodig lang laten duren en loopt ook nog wel eens vast. 

Houd je aan bovengenoemde punten en je kan zonder problemen de nieuwste iOS op je iPad installeren.

vrijdag 30 september 2011

Documenten op de iPad



Beheer documenten op je iPad met Goodreader

Ik zal het maar eerlijk bekennen. Ik ben niet echt van de documenten! Voor je het weet heb je 15 versies van een document, ga je ze ordenen in een mapje en natuurlijk ook nog een submap en dan wil je eigenlijk een ‘Mijn documenten’ op de iPad. Koop dan ook meteen maar een toetsenbordje!

Maar goed, niet geheel onterecht vragen veel professionele iPad-gebruikers zich toch af hoe je een vergunning, een bouwtekening of een ander document op de iPad opent. Die komen nu eenmaal in .doc, .pdf of enig ander formaat. Op zulke momenten mis je toch die usb-poort op je tablet.... of? 
De hoogste tijd dus om in de wereld van documentmanagement-applicaties te duiken. Een app die er na wat onderzoek uitspringt is Goodreader. Ik had hem al een tijdje op mijn iPad maar maakte er weinig gebruik van. Toch was Goodreader in 2010 al de best verkochte niet Apple-app in de Verenigde Staten en het gerenommeerde Mashable noemde Goodreader een ‘Swiss knife of Awesome’. Goodreader is inderdaad een app met veel mogelijkheden. De belangrijkste bespreek ik hieronder.

Welke bestanden kan je met Goodreader bekijken?
Zoals veel van de docreaders opent Goodreader pdf-bestanden en Worddocumenten, maar ook veel verschillende type foto-extenties zoals .png, .jpeg en .tiff, en bestanden van het type .ppt, .xls, .txt en .html en zelfs video-bestanden. Goodreader kan ook zip-bestanden uitpakken.

Hoe krijg je bestanden in Goodreader?
Tijdens alle Mobiel toezicht-pilots (handhaving met tablets en digitale checklisten) is een van de eerste vragen ‘hoe krijg ik een document op mijn iPad?’. Met Goodreader beschik je over een groot aantal mogelijkheden. Je kan een document vanuit je mailbox openen (downloaden) op je iPad en vervolgens kiezen voor ‘Open met’ en selecteer de keuze 'Goodreader' in het popupvenster.

Goodreader kan ook veel webmail benaderen, bv je Gmail of Hotmail. Goodreader toont de gekoppelde mailbox met mails waarin bijlagen zitten. De bijlagen kan je direct in Goodreader openen en opslaan.

Ook veel bekende en minder bekende applicaties voor het online opslaan van documenten kan je aan Goodreader koppelen. Googledocs, Dropbox, Box.net en eigenlijk gewoon elke database die via Webdav te benaderen is. Ook de database van Handhaving 2.0 (Effacts software) is op deze manier te benaderen. Wil je nog een stap verder dan kan je de koppeling ook zo instellen dat documenten of een volledige map met een druk op de knop synchroniseren.

Het organiseren van bestanden
Met Goodreader kan je alle documenten in mappen ordenen en is eigenlijk de ‘Mijn documenten’-applicatie voor de iPad. Via de knop Manage Files verschijnt er een eenvoudig menu. Klik onder in het menu op de knop Manage Files en bij alle documenten en mappen verschijnt een selectiebutton. Geselecteerde bestanden kan je vervolgens verplaatsen naar een folder. Verder kan je bestanden als ongelezen markeren of mailen. Indien nodig kan je van meerdere bestanden ook een zipfolder maken.

Bestanden bewerken
Het bewerken van bestanden is beperkt tot Pdf-bestanden of in Goodreader aangemaakte tekstbestanden. Op pdf-bestanden kan je opmerkingen plaatsen via een soort post-its en je kan direct op de pdf tekenen. Ook kan je tekst in een pdf onderstrepen of arceren.

Beveiliging
Met goede beveiligingsmogelijkheden richt Goodreader richt zich duidelijk ook op de zakelijke gebruiker. Het beveiligen van je iPad met een inlogcode zorgt ervoor dat je documenten op de iPad versleuteld worden opgeslagen. Ook de documenten in Goodreader. Je kan de logincode zo instellen dat de iPad alle informatie na 10 foute loginpogingen wist. Is dat nog niet genoeg dan kan je een wachtwoord instellen in Goodreader zodat je de applicatie niet direct kan openen zelfs al heb je toegang tot de iPad. Goodreader en Apple zorgen natuurlijk niet voor beveiliging van andere applicaties die je documenten online bewaren. Ga dus altijd na of en hoe een applicatie goed met jouw informatie omgaat.

Voordelen
Goodreader maakt het eenvoudig om documenten vanuit verschillende plekken te organiseren in 1 applicatie. Zo'n beetje elk bestandstype kan Goodreader aan en zelfs zip-bestanden zijn geen probleem. Het ophalen en openen van bestanden is relatief eenvoudig. Koppelingen met andere applicaties zijn soms wat ingewikkelder maar ook voor de gewone gebruiker te doen. Het openen van bestanden is makkelijk en ook het 'bewerken' van pdf-bestanden werkt goed. Goodreader bevat ook een goede uitleg over de verschillende mogelijkheden van de app (Engelstalig).

Nadelen
Voor zover het een nadeel is te noemen kan de veelzijdigheid een probleem zijn. Je kan veel met Goodreader en het kost wel even tijd om je in de mogelijkheden te verdiepen en deze onder de knie te krijgen. Ook werkt het bewerken van tekst-documenten niet zo soepel als je zou willen en moet je documenten handmatig synchroniseren.

Conclusie
Voor de fans van documenten en vooral degene die 'Mijn documenten' missen op de iPad zeker een aanrader. Je kan enorm veel verschillende bestandtypen openen en opslaan en het maken van aantekeningen op pdf's werkt eenvoudig en goed. De echte meerwaarde vind ik de mogelijkheid om zo ongeveer elke documentmanagement-applicatie te kunnen koppelen. Het maakt niet meer uit waar het origineel staat met Goodreader haal je alles eenvoudig bij elkaar. Kortom een veelzijdige app die de € 3,99 zeker waard is.

maandag 15 augustus 2011

Beveiligen iPad


Ja maar,.... is het wel veilig! Als de angst voor nieuwe technieken ons echt te veel wordt rest slechts één argument, de veiligheid! Wat betreft de iPad is er goed nieuws. De iPad biedt voldoende beveiligingsmaatregelen voor bedrijfsmatig gebruik. Zie bijvoorbeeld het artikel iPad is veilig genoeg voor zakelijk gebruik. In deze blog bespreek ik kort de mogelijkheden om de iPad goed te beveiligen voor professioneel gebruik.

Codeslot
Via Instellingen kan je een codeslot op de iPad instellen. Hiermee voorkom je dat iedereen direct de iPad kan openen. Activeer altijd een beveiligingscode. Stel de iPad zo in dat deze zichzelf wist na 10 foutieve loginpogingen. Het is ook mogelijk om een langer wachtwoord in te stellen. Denk er wel aan dat dit de gebruiker beperkt. Vooral wanneer de schermvergrendeling (zie volgende punt) op een korte periode is ingesteld. Wanneer je geen relevante informatie op de iPad opslaat (zie onder The Cloud) en onderstaande aspecten in acht neemt lijkt een 4-cijferige code mij voldoende.

Schermvergrendeling

De schermvergrendeling zet de iPad automatisch op standby wanneer je het scherm een tijd niet aanraakt. De kortste periode is 2 minuten. Het scherm activeren is eenvoudig en je komt direct weer terug op de plek (app of website) waar je was gebleven. Samen met het codeslot zorgt deze instelling ervoor dat de iPad zichzelf snel afsluit voor ongewenst gebruik. Bij de iPad 2 sluit de smartcover de iPad ook af wanneer je de cover dichtklapt. Stel ondanks deze extra beveiliging toch ook de schermbeveiliging in, mocht je een keer vergeten de cover dicht te doen of deze functie niet hebben geactiveerd.

ICloud
ICloud geeft je controle over de iPad van afstand. Je kan zien waar je iPad is en deze van een afstand voorzien van een (nieuwe) code, een bericht, een waarschuwingsignaal of zelfs helemaal wissen. Het activeren van iCloud is eenvoudig. Ga naar 'Instellingen/Mail, Contacten, Agenda'. De optie om iCloud te activeren staat onder 'Nieuwe account toevoegen'. Doe dit altijd! Het blijft een mobiel apparaat dat je eenvoudig kwijt kan raken. Beheerders kunnen eenvoudig meerdere iPads onder 1 iCloud-account beheren.

Software updates
Apple zorgt met enige regelmaat voor nieuwe versies van het besturingssysteem voor de iPad, iOS. Deze updates bevatten vaak ook aanpassingen die relevant zijn voor de beveiliging van de iPad. Zorg dat je steeds over de nieuwste versie van iOS beschikt. Het installeren van een nieuwe versie van iOS kan elke gebruiker eenvoudig zelf doen door de iPad aan te sluiten op een computer met iTunes. Indien iTunes een nieuwe versie van iOS vindt vraagt iTunes of je de software wilt updaten.
Ook de overige software op de iPad, de apps, worden regelmatig van nieuwe versies voorzien. Het icoontje van de Appstore op het bureaublad van de iPad geeft aan of er updates van je apps zijn. Er verschijnt een rood vierkantje met het aantal beschikbare updates. Om de nieuwste versie van een app te installeren ga je naar de Appstore en klik je op Updates (rechtsonder in het scherm).

The Cloud
Informatie in 'the cloud' is vanaf elk apparaat met internet toegankelijk (te maken). Het grote voordeel is dat je dan slechts de plek waar de informatie zich bevindt en de verbinding tussen die plek en de computers die daar gebruik van maken hoeft te beveiligen. De iPad is geen harde schijf of usb-stick. Gebruik het apparaat waar het voor bedoeld is: verbinding met (informatie op) het internet. Sla zo min mogelijk gegevens op de iPad op. Wanneer je de iPad dan een keer moet wissen ben je ook geen belangrijke gegevens kwijt!

Natuurlijk heeft elk voordeel zijn nadeel. Wanneer je de iPad zakelijk gebruikt en al je informatie online beschikbaar is moet je natuurlijk ook de beschikking hebben over een goede internetverbinding. Ook met een 3G-verbinding is dat niet altijd het geval. Om toch te kunnen werken met bestanden die online staan zijn er apps die bestanden synchroniseren met je iPad, zoals Dropbox. Zoals gezegd staat de informatie dan ook echt op de iPad, maar applicaties als Effacts verwijderen de informatie na verloop van tijd ook weer van de iPad. Maak eventueel een keuze in informatie die nooit op externe hardware mag staan en informatie waarvoor dat geen probleem is.

Schadelijke software
Het risico voor schadelijke software (malware) op de iPad is laag. Apple beheert de Appstore en alle apps werken afzonderlijk van elkaar in zogenaamde sandboxes. Bijlagen in email vormen nog wel een risico. Mocht je het risico verder willen beperken dan kan je bijvoorbeeld een app als VirusBarrier installeren. Deze app scant bijlagen van email. Nadeel van genoemde app is dat hij bijlagen niet automatisch scant, maar dat je hiervoor bij het openen van elke bijlage moet kiezen. Dat vraagt dus wat meer discipline van de gebruiker. Zolang mensen email nog misbruiken voor het rondsturen van kopieën van bestanden toch een handige app om op de iPad te hebben mocht je een keer een twijfelachtig document moeten openen.

VPN
Met een Virtual Private Network (VPN) verbind je een computer via het internet veilig met een andere computer of netwerk. Het is een goedkope beveiligingsoplossing die de gebruiker van een computer niet in de weg zit. Lees meer over VPN op www.valadissupport.nl.
De iPad biedt standaard de mogelijkheid om een VPN-verbinding te creëren. Ook zijn er verschillende VPN apps te installeren.

Tot slot
De tips hierboven betreffen een korte opsomming van een aantal eenvoudig uit te voeren beveiligingsmaatrelen. Een uitgebreide handleiding van alle beveiligingsmogelijkheden voor bedrijfsmatig gebruik vind je op de site van Apple.

Indien een iPad voor werk wordt gebruikt dan raad ik aan genoemde maatregelen te nemen. Met de maatregelen kan je de iPad zonder problemen voor professionele doelen gebruiken. De maatregelen zijn stuk voor stuk eenvoudig te realiseren en bieden een goede bescherming van de iPad zonder dat deze maatregelen ten koste gaan van het gebruiksgemak.

dinsdag 5 juli 2011

Beheer van iPads


3 methodes voor het beheren van tablets

Nu tablets zoals de iPad ook de zakelijke markt veroveren krijg ik steeds meer vragen over het beheer van de hardware. Welke mogelijkheden zijn er voor goed en functioneel beheer? Hoe organiseer je dit en hoeveel uren zijn nodig voor het beheer? In deze blog bespreek ik 3 mogelijkheden voor het beheer van iPads.

Beheer van iPads

Onder beheer van iPads versta ik alles dat nodig is om de iPad te laten werken, inclusief de apps en software die nodig zijn voor het werken met iPads. Naast het inkopen, installeren en registreren van de iPads valt onder beheer ook het activeren van het internetabonnement en updates van het besturingssysteem iOS en de apps.

De klassieke-beheerstructuur
In de klassieke beheerstructuur ligt het beheer van hardware bij de afdeling ICT of facilitair. Deze afdeling zorgt voor het inkopen, het installeren en functioneren van de hard- en software inclusief support aan gebruikers.

Uren voor klassieke-beheerstructuur
Ook voor iedere ict-beheerder geldt dat de eerste iPad nieuw is en dus meer tijd kost. Reken op 8 uur per beheerder om thuis te raken in de basisfunctionaliteiten van de hard- en software. Inkopen en installeren van iPads kost 1 uur per apparaat. In de projecten waar ik bij betrokken was kwam het beheer tijdens het gebruik van de iPads uit op 2 uur iPad/maand

Reken in de eerste maand dus op 8 uur voor basisvaardigheden + 2 uur per iPad en voor elke volgende maand 2 uur per iPad. Een project van 6 maanden met 10 iPads komt op 8 uur + (10x2 uur) + (5x10x2 uur ) = 108 uur.

Keuze voor klassieke-beheerstructuur
Kies voor de klassieke beheerstructuur wanneer er sprake is van een goed functionerende ict-support. Wat je nodig hebt is voldoende personen, goede werkafspraken en een duidelijk werkproces. Medewerkers moeten ervaring en kennis hebben van innovatieve ict-projecten. Wanneer kennis en middelen (capaciteit) beschikbaar zijn is de keuze voor de klassieke beheerstructuur verstandig.

Let bij deze keuze wel op het menselijke aspect. Ook de medewerkers van ICT en facilitair confronteer je met een verandering. Andere besturingssytemen en een ander type vraag van de 'klant'. Het is geen 'business as usual'!

De Ikea-beheerstructuur
Tablets bieden veel mogelijkheden tot flexibiliteit aan de gebruiker. De slogan 'There is an app for that' van Apple geeft aan dat er voor alles een applicatie is. Deze apps zijn eenvoudig te downloaden en alles werkt min of meer hetzelfde. Net als bij Ikea is er veel aanbod, het is goedkoop en eenvoudig. 'In elkaar zetten' doe je zelf. Je leest de handleiding en gaat aan de slag. Behoefte aan iets nieuws? Even in de gids (de appstore) bladeren en downloaden. De Ikea beheerstructuur zorgt voor hulp bij aanschaf en installatie van iPads en apps, signaleren van software updates en het leveren van support bij problemen.

Uren voor Ikea-beheerstructuur
De uren die nodig zijn bij de Ikea-beheerstructuur zijn vooral uren voor het wegwijs maken van de gebruiker. Waar is de appstore? Hoe werkt deze? Reken hiervoor 1 uur/iPad. Ook Ikea heeft mensen in dienst voor service. Ondersteuning kost 1 uur/iPad per maand.

Reken in de eerste maand op 1 uur/iPad voor hulp bij inkoop en installatie en daarna maandelijks 1 uur/iPad aan ondersteuning. Een project van 6 maanden met 10 iPads kost dus (10x1 uur) + (5x10x1 uur ) = 60 uur.

Keuze voor Ikea-beheerstructuur
Deze beheerstructuur heeft een aantal voordelen. Je zet de (dure) expertise van ICT slechts in waar het echt noodzakelijk is. Je stimuleert de eigen verantwoordelijkheid van gebruikers wat ook in de toekomst minder beslag op ICT-capaciteit legt. Aan de andere kant maakt de betrokkenheid van ICT het eenvoudiger om later alsnog het beheer bij ICT onder te brengen.

Deze keuze vraagt wel enige extra aandacht. Alle betrokkenen krijgen te maken met andere rollen en dat levert altijd de nodige weerstand op. Houd daar rekening mee. Stimuleer dat gebruikers zelf aan de slag gaan en zorg voor inzicht in eerdere problemen en oplossingen. Bijvoorbeeld via een forum met de gebruikers. Bespreek de oplossingen van problemen regelmatig met alle betrokkenen.

De Schoolplein-beheerstructuur
In het Schoolplein-beheermodel wisselen gebruikers zelf ervaringen over de iPad met elkaar uit. Op het schoolplein is er geen afdeling ICT en ook geen manager. Er heerst een andere sfeer en cultuur. Zorg voor een gevoel van veiligheid en creeër ruimte voor onderzoeken en ontdekken. Loslaten en vertrouwen dus en durven ingrijpen als het nodig is. En als laatste. Fouten maken mag! Sterker nog, het is onlosmakelijk verbonden aan leren en ontdekken. Hoe wil je ooit veranderen wanneer de angst om fouten te maken overheerst?

In het Schoolplein-beheermodel heeft iedereen een eigen account en mag alles op de iPad installeren. Laat gebruikers het zelf regelen. Wie weet de nieuwste functionaliteiten van de laatste software update? Weet iemand een app om tekeningen te lezen? Met welke app kan ik tekst bewerken?

Uren voor Schoolplein-beheerstructuur
0 uren. Net als met de computer thuis of de iPhone doen gebruikers alles zelf, kopen, installeren en beheren.

Keuze voor Schoolplein-beheerstructuur
Kies voor de Schoolplein-beheerstructuur wanneer de kennis rondom het gebruik van iPads ontbreekt en laat de gebruikers vrij om zelf te ontdekken wat de mogelijkheden zijn. Wanneer gebruikers de iPads vooral buiten kantoor inzetten zorgt de Schoolplein-beheerstructuur voor zelfstandige gebruikers die zelf in staat zijn problemen op te lossen. Gaat het gebruik van iPads samen met een verandering van de manier van werken zet de Schoolplein-beheerstructuur dan in als instrument om de verandering te realiseren.

De juiste keuze?
Wat is nu de juiste keuze? Zoals zo vaak zijn er geen echte regels. Let bij het kiezen van een beheerstructuur in ieder geval op een aantal zaken:
1. Is er voldoende budget?
2. Is voldoende expertise, capaciteit en wil aanwezig bij de ondersteunende afdeling?
3. Waar ga je de iPads voor gebruiken?
4. In hoeverre is zelfstandigheid van de gebruiker noodzakelijk?
5. Welke beheerstructuur kan je realiseren?

Breng de antwoorden op deze vragen in kaart en bepaal daarmee je keuze. Een combinatie van de verschillende structuren kan ook prima werken. Voorkom problemen door voor aanschaf van de iPads duidelijkheid over het beheer te hebben. Zo kan je snel aan de slag met de iPads!

donderdag 16 juni 2011

Introductie iPads bij toezicht


Stappenplan voor een succesvolle introductie van iPads bij handhavingsorganisaties

De afgelopen maanden introduceerde ik bij meerdere handhavende organisaties het gebruik van tablet-pc's, zoals de iPad en de Samsung Galaxy Tab, voor het uitvoeren van controles. Uit een korte evaluatie kwamen een aantal belangrijke succesfactoren naar voren. Ik verwerkte deze factoren tot een stappenplan dat ik nu gebruik als richtlijn voor een succesvolle introductie van het gebruik van tablets.

1. Projectmatig werken
Pak de introductie van handhaving met tablets projectmatig aan. En niet zomaar een project. Het gaat om innovatie. Maak dat duidelijk. Het project benoemen als pilot neemt al aardig wat bezwaren weg bij het introduceren van deze verandering.

Een goed project heeft een opdrachtgever, een projectleider en projectdeelnemers. Maak een reële planning met duidelijke termijnen. Leg heldere afspraken vast en benoem taakeigenaren. Baken je project goed af. Wat gaan we doen, maar vooral ook wat we dus niet doen. Neem alles op in een projectplan en communiceer plan, aanpak, afspraken en planning met betrokkenen.

2. Looptijd

Geef de pilot een duidelijke start- en einddatum. Laat de pilot niet te lang duren. Je wilt binnen een redelijke termijn helderheid over het resultaat en inzicht in de mogelijkheden. Alle projecten die ik op deze manier heb aangepakt hadden een looptijd van 4 tot 5 maanden verdeeld over 3 fases.

Een maand voorbereiding van de pilot, tablets bestellen, projectplan invullen en het projectteam samenstellen en starten met training van vaardigheden. Vergis je hier niet in. Deze fase in een maand volbrengen is pittig en je komt flink wat vertragende factoren tegen. Wanneer verandering vorm krijgt komt de weerstand ook.

De tweede fase is de fase waarin de deelnemers met de tablets werken. Neem hier 3 tot 4 maanden voor waarin alle deelnemers wekelijks controles met de iPad uitvoeren.

In de 3e fase volgt de evaluatie en terugkoppeling van het project. Deze laatste fase is belangrijk voor de pilot en het vervolg. Wat ging goed ging en wat niet en hoe verbeter je dat in de toekomst? Leg de evaluatie schriftelijk vast, bespreek dit met projectdeelnemers en neem het uitdrukkelijk mee in het vervolg.

3. Deelnemers
Een vernieuwing van de werkwijze gaat niet lukken zonder draagvlak. Zorg daarom voor een representatief aantal toezichthouders. Voor het 'juiste' aantal ga ik uit van ongeveer 10 tot 15% van het totaal aantal toezichthouders. Met de aantekening dat 1 gebruiker beter is dan geen. Meer dan 50% of ‘iedereen’ mee laten doen gaat voorbij aan het doel van een pilot en is vragen om problemen. In 1 pilot nam het aantal deelnemers toe na een succesvolle eerste gebruiksfase en dat pakte goed uit.

4. Communicatie
Vernieuwing valt of staat met goede communicatie. Neem de wijze van communicatie op in je projectplan. Maak heldere afspraken en leg deze schriftelijk vast. Spreek je verwachtingen uit en maak ook duidelijk wat niet tot het project hoort. Benoem eigenaarschap van acties en geef elke actie een einddatum. Zorg er met andere woorden voor dat alles vast ligt en met alle betrokkenen is besproken.

Veranderingen vragen om openheid, feedback en vertrouwen. Zorg hiervoor tijdens de pilot. Zowel binnen het projectteam als naar de 'volgers' van het project, bijvoorbeeld andere collega's, managers of de wethouder.

Vergeet vooral niet de meest onderschatte techniek voor succesvol projectmanagement: maak het leuk! Nieuwe vaardigheden leren kan heel leuk zijn. En wat is het allerleukste op een tablet? Spelletjes spelen, films kijken, muziek luisteren, twitteren, chatten en skypen. Probeer het eens en laat je verrassen door de overtuigingskracht van (werk)plezier.

5. Commitment
Geen project slaagt zonder commitment van projectdeelnemers. Als eerste natuurlijk van de opdrachtgever. Een helder projectplan verwoordt de opdracht. Vrijmaken van tijd en budget toont aan dat de opdrachtgever het echt wil. Maak ook afspraken over een vervolg bij een succesvolle pilot.

De projectleden zijn de ambassadeurs van de pilot. Maak ze daarvan bewust en gebruik ze bij de communicatie. Een enthousiaste collega zorgt sneller voor acceptatie van de vernieuwing bij zijn collega's.

Natuurlijk is er een persoon die de meeste commitment moet geven, de projectleider. Alle succesvolle pilots hadden een duidelijke overeenkomst, een actieve en zeer gedreven projectleider.

6. Resultaat
Zonder duidelijke verwachtingen heeft een pilot weinig nut. Maar welk resultaat verwacht je? En verwachten anderen hetzelfde resultaat? Voorkom onduidelijkheden over de verwachtingen door een goede afbakening. Spreek af welke controles je gaat uitvoeren. Wordt geen eigenaar van problemen die niets met de introductie van tablets te maken hebben. Leg de focus op het digitaliseren van controles.

7. Trainen, vallen en opstaan

Een succesvolle introductie van nieuwe instrumenten werkt alleen wanneer er veel aandacht is voor het leren van nieuwe vaardigheden. Niet alleen hoe een tablet werkt, maar ook hoe je deze gebruikt tijdens de controle. Vaardigheden leer je niet in 1 dag en leren betekent fouten maken. Herhalen, durven te vallen, opstaan en doorgaan. Sta open voor ideeën en feedback.

8. Budget
Zoals zo vaak gaan de kosten voor de baat. Wat kost een succesvolle introductie van tablets bij handhaving? Eerst maar eens het aantal uren. Reken voor de projectleider 8 tot 16 uur per week gedurende de hele pilot. Aan communicatie ben je ongeveer 16 uur per maand kwijt. De deelnemende toezichthouders blijven hetzelfde werk doen, uitvoeren van controles. Reken extra uren voor training en voortgangsgesprekken, 2 uur per week per persoon. Reken je nog even niet rijk met de besparing die de iPad oplevert. Bestellen, activeren en beheren van tablets en eventuele extra software kost gemiddeld 1 uur per week.

Dan de kosten. Een tablet met 3G (toegang tot internet via het mobiele netwerk) kost € 600. Een abonnement voor internet kost € 30,00 per maand. De meeste apps (applicaties voor tablets) zijn gratis. Een aantal applicaties voor bijvoorbeeld aantekeningen maken op tekeningen kunnen geld kosten. Reken op € 15 per tablet. Een goede workshop/training voor het gebruik van tablets bij toezicht kost € 1100 voor 3 uur. Licenties voor Digitale Checklisten voor een pilot zijn € 75 per persoon per maand. Gedurende de verschillende pilots nam ik maandelijks deel aan voortgangsbesprekingen en konden individuele gebruikers contact opnemen via een helpdesk (via mail of telefoon). Gemiddeld 7 uur per maand á € 100.

Reken voor een project van 5 maanden met 5 toezichthouders dus op 700 uur en € 9000 (voor tablets, workshops, licenties etc.).

9. Tot slot

Ik ben van mening dat tablets een enorme toegevoegde waarde voor toezicht en handhaving bieden en de verschillende pilots bevestigen dit. Deze richtlijn kan je helpen bij een succesvolle start. Twijfel je aan het nut van tablets bij handhaving? Begin er vooral niet aan. Voor iedereen die durft: DOEN!