donderdag 16 juni 2011

Introductie iPads bij toezicht


Stappenplan voor een succesvolle introductie van iPads bij handhavingsorganisaties

De afgelopen maanden introduceerde ik bij meerdere handhavende organisaties het gebruik van tablet-pc's, zoals de iPad en de Samsung Galaxy Tab, voor het uitvoeren van controles. Uit een korte evaluatie kwamen een aantal belangrijke succesfactoren naar voren. Ik verwerkte deze factoren tot een stappenplan dat ik nu gebruik als richtlijn voor een succesvolle introductie van het gebruik van tablets.

1. Projectmatig werken
Pak de introductie van handhaving met tablets projectmatig aan. En niet zomaar een project. Het gaat om innovatie. Maak dat duidelijk. Het project benoemen als pilot neemt al aardig wat bezwaren weg bij het introduceren van deze verandering.

Een goed project heeft een opdrachtgever, een projectleider en projectdeelnemers. Maak een reële planning met duidelijke termijnen. Leg heldere afspraken vast en benoem taakeigenaren. Baken je project goed af. Wat gaan we doen, maar vooral ook wat we dus niet doen. Neem alles op in een projectplan en communiceer plan, aanpak, afspraken en planning met betrokkenen.

2. Looptijd

Geef de pilot een duidelijke start- en einddatum. Laat de pilot niet te lang duren. Je wilt binnen een redelijke termijn helderheid over het resultaat en inzicht in de mogelijkheden. Alle projecten die ik op deze manier heb aangepakt hadden een looptijd van 4 tot 5 maanden verdeeld over 3 fases.

Een maand voorbereiding van de pilot, tablets bestellen, projectplan invullen en het projectteam samenstellen en starten met training van vaardigheden. Vergis je hier niet in. Deze fase in een maand volbrengen is pittig en je komt flink wat vertragende factoren tegen. Wanneer verandering vorm krijgt komt de weerstand ook.

De tweede fase is de fase waarin de deelnemers met de tablets werken. Neem hier 3 tot 4 maanden voor waarin alle deelnemers wekelijks controles met de iPad uitvoeren.

In de 3e fase volgt de evaluatie en terugkoppeling van het project. Deze laatste fase is belangrijk voor de pilot en het vervolg. Wat ging goed ging en wat niet en hoe verbeter je dat in de toekomst? Leg de evaluatie schriftelijk vast, bespreek dit met projectdeelnemers en neem het uitdrukkelijk mee in het vervolg.

3. Deelnemers
Een vernieuwing van de werkwijze gaat niet lukken zonder draagvlak. Zorg daarom voor een representatief aantal toezichthouders. Voor het 'juiste' aantal ga ik uit van ongeveer 10 tot 15% van het totaal aantal toezichthouders. Met de aantekening dat 1 gebruiker beter is dan geen. Meer dan 50% of ‘iedereen’ mee laten doen gaat voorbij aan het doel van een pilot en is vragen om problemen. In 1 pilot nam het aantal deelnemers toe na een succesvolle eerste gebruiksfase en dat pakte goed uit.

4. Communicatie
Vernieuwing valt of staat met goede communicatie. Neem de wijze van communicatie op in je projectplan. Maak heldere afspraken en leg deze schriftelijk vast. Spreek je verwachtingen uit en maak ook duidelijk wat niet tot het project hoort. Benoem eigenaarschap van acties en geef elke actie een einddatum. Zorg er met andere woorden voor dat alles vast ligt en met alle betrokkenen is besproken.

Veranderingen vragen om openheid, feedback en vertrouwen. Zorg hiervoor tijdens de pilot. Zowel binnen het projectteam als naar de 'volgers' van het project, bijvoorbeeld andere collega's, managers of de wethouder.

Vergeet vooral niet de meest onderschatte techniek voor succesvol projectmanagement: maak het leuk! Nieuwe vaardigheden leren kan heel leuk zijn. En wat is het allerleukste op een tablet? Spelletjes spelen, films kijken, muziek luisteren, twitteren, chatten en skypen. Probeer het eens en laat je verrassen door de overtuigingskracht van (werk)plezier.

5. Commitment
Geen project slaagt zonder commitment van projectdeelnemers. Als eerste natuurlijk van de opdrachtgever. Een helder projectplan verwoordt de opdracht. Vrijmaken van tijd en budget toont aan dat de opdrachtgever het echt wil. Maak ook afspraken over een vervolg bij een succesvolle pilot.

De projectleden zijn de ambassadeurs van de pilot. Maak ze daarvan bewust en gebruik ze bij de communicatie. Een enthousiaste collega zorgt sneller voor acceptatie van de vernieuwing bij zijn collega's.

Natuurlijk is er een persoon die de meeste commitment moet geven, de projectleider. Alle succesvolle pilots hadden een duidelijke overeenkomst, een actieve en zeer gedreven projectleider.

6. Resultaat
Zonder duidelijke verwachtingen heeft een pilot weinig nut. Maar welk resultaat verwacht je? En verwachten anderen hetzelfde resultaat? Voorkom onduidelijkheden over de verwachtingen door een goede afbakening. Spreek af welke controles je gaat uitvoeren. Wordt geen eigenaar van problemen die niets met de introductie van tablets te maken hebben. Leg de focus op het digitaliseren van controles.

7. Trainen, vallen en opstaan

Een succesvolle introductie van nieuwe instrumenten werkt alleen wanneer er veel aandacht is voor het leren van nieuwe vaardigheden. Niet alleen hoe een tablet werkt, maar ook hoe je deze gebruikt tijdens de controle. Vaardigheden leer je niet in 1 dag en leren betekent fouten maken. Herhalen, durven te vallen, opstaan en doorgaan. Sta open voor ideeën en feedback.

8. Budget
Zoals zo vaak gaan de kosten voor de baat. Wat kost een succesvolle introductie van tablets bij handhaving? Eerst maar eens het aantal uren. Reken voor de projectleider 8 tot 16 uur per week gedurende de hele pilot. Aan communicatie ben je ongeveer 16 uur per maand kwijt. De deelnemende toezichthouders blijven hetzelfde werk doen, uitvoeren van controles. Reken extra uren voor training en voortgangsgesprekken, 2 uur per week per persoon. Reken je nog even niet rijk met de besparing die de iPad oplevert. Bestellen, activeren en beheren van tablets en eventuele extra software kost gemiddeld 1 uur per week.

Dan de kosten. Een tablet met 3G (toegang tot internet via het mobiele netwerk) kost € 600. Een abonnement voor internet kost € 30,00 per maand. De meeste apps (applicaties voor tablets) zijn gratis. Een aantal applicaties voor bijvoorbeeld aantekeningen maken op tekeningen kunnen geld kosten. Reken op € 15 per tablet. Een goede workshop/training voor het gebruik van tablets bij toezicht kost € 1100 voor 3 uur. Licenties voor Digitale Checklisten voor een pilot zijn € 75 per persoon per maand. Gedurende de verschillende pilots nam ik maandelijks deel aan voortgangsbesprekingen en konden individuele gebruikers contact opnemen via een helpdesk (via mail of telefoon). Gemiddeld 7 uur per maand á € 100.

Reken voor een project van 5 maanden met 5 toezichthouders dus op 700 uur en € 9000 (voor tablets, workshops, licenties etc.).

9. Tot slot

Ik ben van mening dat tablets een enorme toegevoegde waarde voor toezicht en handhaving bieden en de verschillende pilots bevestigen dit. Deze richtlijn kan je helpen bij een succesvolle start. Twijfel je aan het nut van tablets bij handhaving? Begin er vooral niet aan. Voor iedereen die durft: DOEN!

4 opmerkingen:

  1. Hele goede richtlijn! Maar ben vooral benieuwd welke software op deze Ipads en Android-toestellen draait (specifiek voor Handhaving). De software die Arcadis /Sigmax maakt voor Toezicht, maar ook voor Handhaving ( de Gebreken- en Voorzieningenlijst voor woningen in gebruiksfase)is vooralsnog alleen geschikt voor Windows Mobile :(

    BeantwoordenVerwijderen
  2. Zijn er overigens ook ervaringen of intenties met playbook van Blackberry?

    BeantwoordenVerwijderen
  3. Edward, dank voor je reactie. In de projecten waar ik over schreef werkten inspecteurs met Digitale Checklisten. Elk apparaat met internet kan de checklisten oproepen. In de pilots gebruikten we iPads en Samsung Galaxy Tabs. Digitale Checklisten biedt ook checklisten voor bestaande bouw. Maar minstens zo belangrijk je kan zelf checklistvragen toevoegen of eigen checklisten invoeren. Dat heeft de afdeling Bouwtoezicht van de Dienst milieu en bouwtoezicht bv gedaan met het toezichtprotocol voor nieuwbouw.

    BeantwoordenVerwijderen
  4. Deze reactie is verwijderd door een blogbeheerder.

    BeantwoordenVerwijderen